Organiser un salon international, un congrès ou un événement professionnel de grande ampleur suppose bien plus que la mobilisation d’équipes opérationnelles. Il s’agit d’un véritable défi logistique et humain, où chaque détail compte : rythme de service, coordination des postes, gestion des imprévus, confort des équipes, fluidité des échanges… Dans ce contexte, l’intérim événementiel se révèle être un atout majeur pour les organisateurs qui souhaitent garantir un haut niveau de prestation.
C’est ce qu’illustre parfaitement la collaboration entre Vinexposium et Thedra Paris Event à l’occasion du salon Bulk Wine World, organisé en novembre à Amsterdam. Une mission exigeante, préparée sur plusieurs mois, qui a exprimé tout le savoir-faire de Thedra dans la gestion d’un dispositif événementiel complet – en France comme à l’international.
Intérim événementiel : enjeux et bénéfices de l’externalisation du staffing
Sur un événement d’envergure, que ce soit à Paris, à Amsterdam ou dans toute autre capitale mondiale, les organisations savent combien la réussite repose sur la qualité des équipes mobilisées. L’intérim événementiel répond précisément à cette exigence en proposant un modèle flexible, fiable et éprouvé. Il permet de s’appuyer sur des professionnels formés aux métiers du service, habitués aux temps forts d’un salon, à la gestion de flux importants et aux attentes spécifiques de l’hospitality.
Externaliser le staffing auprès d’un acteur spécialisé comme Thedra offre également une garantie essentielle pour les organisateurs : celle de déléguer la recherche, la sélection, la coordination et le suivi des équipes à un partenaire capable d’orchestrer l’ensemble du dispositif. Ce fonctionnement limite les risques, fluidifie la communication et permet de conserver une homogénéité de prestation, même lorsque l’événement se déroule à l’étranger.
Thedra intervient notamment dans le recrutement de profils tels que runners, maîtres d’hôtel, serveurs, plongeurs, ou encore personnel de restauration. Grâce à un vivier solide et fidélisé, l’entreprise peut mobiliser rapidement des équipes expertes, déjà acculturées aux attentes de clients réguliers, ce qui renforce la continuité de service.
L’exemple de Bulk Wine World Amsterdam illustre bien ce rôle stratégique : l’appui d’une agence spécialisée en intérim événementiel permet d’anticiper les besoins, de sécuriser les opérations et d’assurer une continuité de qualité, quel que soit le lieu du salon.
Bulk Wine World Amsterdam : une mission d’envergure confiée à Thedra
Un salon international avec des attentes élevées
La World Bulk Wine Exhibition (WBWE) est devenue, depuis 2009, un rendez-vous majeur pour les acteurs du vin en vrac. Situé au croisement du négoce, du volume et des échanges internationaux, cet événement attire chaque année des acheteurs et des exposants du monde entier. En 2024, Vinexposium souhaitait renforcer sa présence à Amsterdam tout en garantissant un niveau de prestation à la hauteur de ses salons parisiens.
Afin de sécuriser cette édition stratégique, Thedra Paris Event a été sollicitée pour accompagner la préparation et la mise en œuvre du dispositif service. Une collaboration de longue date, initiée en 2019 sur les événements parisiens, qui s’est naturellement prolongée à l’international.
Six mois de préparation pour construire une équipe solide
Pendant plus de six mois, les équipes Thedra et Vinexposium ont travaillé main dans la main pour cadrer l’intégralité du projet. Réunions de coordination, validation du dispositif, constitution du vivier de co-acteurs, préparation des plannings et anticipation des contraintes locales : chaque étape a été pensée pour garantir une maîtrise complète du staffing.
L’un des choix clés a été de mobiliser en priorité des co-acteurs déjà habitués aux événements Vinexposium, et capables de travailler en anglais. Cette continuité était indispensable après une première édition à Amsterdam où l’organisation avait tenté de gérer elle-même le service, avec un niveau de satisfaction insuffisant du côté des exposants. L’objectif était clair : retrouver le standard de qualité parisien.
Une gestion logistique intégrale
Au-delà du recrutement, Thedra a pris en charge l’ensemble de la logistique :
- Transport aller-retour en Eurostar,
- Gestion de l’hébergement pour les 21 co-acteurs mobilisés,
- Coordination financière et administrative des frais annexes,
- Présence sur place de deux permanents, dont un responsable dédié.
Cette prise en charge globale a permis au client de se concentrer sur l’essentiel : son salon, ses exposants et son expérience visiteur.
Une exécution fluide et maîtrisée
Sur place, l’événement s’est déroulé sans accroc. Les co-acteurs délégués – maîtres d’hôtel, runners, serveurs – ont assuré un service constant et homogène, dans un contexte exigeant et rythmé.
La présence de Jean-Charles Huet, Directeur de filiale Thedra, en coordination avec Ninon, Responsable commerciale de l’agence Thedra Event, a permis de garantir une continuité d’encadrement et une adaptation rapide aux aléas du terrain.
Les exposants ont retrouvé le niveau de prestation auquel ils sont habitués sur les salons parisiens, preuve que l’externalisation du staffing auprès d’un acteur expert permet de maintenir un standard élevé, même en dehors du territoire français.
Une collaboration renforcée et des perspectives ambitieuses
À l’issue de l’événement, le bilan est très positif. Vinexposium a exprimé sa pleine satisfaction quant à la qualité des équipes mobilisées, à l’organisation en amont et à la fluidité du dispositif sur place. La collaboration est déjà reconduite pour l’édition suivante à Amsterdam, preuve de la confiance accordée à Thedra.
Ce succès s’inscrit dans une dynamique plus large : Thedra Paris Event accompagnera également Vinexposium et Comexposium lors de Vinexpo 2026, avec la mobilisation prévue de plus de 400 co-acteurs. Un chiffre qui témoigne de la montée en puissance de l’activité événementielle de Thedra et de sa capacité à orchestrer des dispositifs de très grande ampleur.
Au-delà de l’international, l’expertise événementielle Thedra
Si Bulk Wine World Amsterdam met en lumière la capacité de Thedra à gérer un événement international exigeant, l’agence ne se limite pas à ces interventions hors de France. Elle accompagne au quotidien des restaurants, salons, congrès, traiteurs et lieux événementiels sur l’ensemble du territoire, avec un même engagement : proposer un intérim événementiel fiable, qualifié et adapté à chaque besoin.
L’exemple de Vinexposium rappelle qu’un événement réussi repose en grande partie sur la qualité des équipes mobilisées. En s’appuyant sur un partenaire expert comme Thedra, les organisateurs disposent d’un allié capable de sécuriser l’ensemble du dispositif, du recrutement jusqu’à l’exécution opérationnelle.
Vous préparez un salon, un congrès ou un événement ? Thedra Paris Event vous accompagne en France comme à l’étranger.